Dve arhitekture
Cloud platforma za evidenciju radnog vremena drži softver i podatke na serverima provajdera, a firma pristupa preko browsera ili aplikacije. Sopstveni server znači isti tip softvera (na primer ZKTime, uz ZKTeco terminale na vratima) instaliran na računaru u samom objektu, koji firma sama održava.
Cena i održavanje
Cloud rešenje ne traži kupovinu servera niti IT osoblje koje ga održava — ažuriranja, sigurnosne zakrpe i dostupnost su deo usluge, plaćaju se kroz pretplatu. Sopstveni server traži početnu investiciju u hardver i redovno vreme nekog u firmi (ili spoljnog IT servisera) da ga održava, ali posle te investicije nema mesečne pretplate za sam softver.
Kontrola nad podacima
Sopstveni server drži podatke o radnom vremenu fizički u objektu, pod direktnom kontrolom firme — bitno tamo gde interna politika ili ugovor sa klijentom to izričito traži. Cloud rešenje traži poverenje u to kako provajder rukuje podacima; standard po kome se to rukovanje ocenjuje je ISO 27001, sertifikat za upravljanje bezbednošću informacija.
Backup i kontinuitet
Kod cloud platforme, redundantnost i backup su po pravilu deo usluge — provajder ih obezbeđuje kao standardni deo pretplate. Kod sopstvenog servera, backup je odgovornost firme: bez posebnog plana, kvar jednog diska može da znači gubitak meseci evidencije radnog vremena bez mogućnosti povraćaja.
Preporuka
Za firmu bez sopstvenog IT osoblja, cloud platforma (poput one koja radi od 2010. godine, sa ZKTime softverom preko ZKTeco terminala) skida teret održavanja i backupa sa firme i po pravilu je jeftinija na kraći rok. Za instituciju sa strogom internom politikom o čuvanju podataka u sopstvenoj infrastrukturi, sopstveni server ostaje ispravan izbor, uz jasno definisanog vlasnika backupa. Detalji terminala, kartica i integracije su na stranici o evidenciji radnog vremena.